Images with Microsoft Office – Ms Word.

เช้าวันอังคาร ที่ 22 มิถุนายน 2553 พอเข้ามาทำงานที่สำนักงานก็ได้เจอกับปัญหากับเอกสาร Microsoft Word ที่เป็นข้อมูลสรุปผลการดำเนินงานโครงการฯ ที่มีเพียง 10 หน้ากระดาษ แต่ขนาดของเอกสาร 110 Mb ในความเป็นจริงแล้วแค่สรุปผลการดำเนินงานโครงการฯ เอกสารไม่จะมีขนาดใหญ่ขนาดนั้น น่าจะ ประมาณ 110 KB มากกว่า กว่าจะเปิดดูเอกสารได้ต้องใช้เวลาหลายนาที (บางทีก็เกิด Error ขึ้นมาซะงั้น) พอเปิดเอกสารได้ผมก็เข้าใจกับปัญหาที่พบ (เดาไว้ไม่ผิด) ผมเจอกับข้อมูลโครงการที่เป็นรายละเอียดอยู่ประมาณ 2 หน้ากระดาษ และอีก 8 หน้ามีรูปภาพอยู่ 50 รูป

สาเหตุของปัญหาก็คือ
      1. รูปแต่ละรูปถ่ายมาจากกล้องดิจิตอลที่ใช้ความละเอียดสูง รูปๆนึงมีขนาดประมาณ 2-2.5 Mb หรือมากกว่านั้น (อยู่ที่ว่าจะตั้งค่ากล้องให้ละเอียดแค่ไหน)
      2. คนที่สร้างเอกสารนี้ขึ้นมาใช้วิธี copy รูป จากแฟ้มรูปมาวางใน MS Word เลย โดยไม่มีการปรับขนาดหรือความละเอียดของรูปภาพก่อน อาจจะเป็นเพราะไม่รู้หรืออะไรก็แล้วแต่ (รูปขนาด 2 MB x 50 รูป ขนาดก็ 100 MB แล้ว) มันเลยทำให้เอกสารมีขนาดใหญ่เกิดเหตุและเปิดเอกสารได้ช้า
      อีกอย่างมีคนเคยบอกผมว่าก็ copy มาวางแล้วก็ทำให้รูปมันเล็กลงแล้วไงไม่ได้หรือ
      ผมก็เลยบอกไปว่า มันไม่เกี่ยวกันนะครับรูปขนาดสองเม็กเมื่อคุณก๊อบมาวางในเวิร์ดแล้วถึงคุณจะย่อรูปให้เล็กเท่าขี้ตาความละเอียดมันก็ยังเป็นสองเม็กอยู่ดี (ไม่เชื่อลองทำดูได้ครับ) ถ้าคุณไม่ได้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

วิธีแก้ปัญหา
          วิธีที่ 1 ให้โปรแกรม Microsoft Word ลดขนาดรูปภาพให้เอง โดยเมื่อวางรูปภาพไว้ในเอกสาร
เวิร์ดแล้วให้ คลิกขวาที่รูป > เลือก จัดรูปแบบรูปภาพ > เลือก บีบอัด > (ดูรูปด้านล่าง)

ตั้งค่าตามรูป แล้วคลิก ตกลง
วิธีที่ 2 จะบอกคราวหลังนะครับ ตอนนี้ทำงานก่อนดีกว่า

Light bulb ปล.ถ้าผมไม่ต้องส่งเมล์ด่วนให้คนที่ต้องการใช้ข้อมูลผมคงไม่เขียนบทความนี้ขึ้นมา
อีเมล์ที่ไหนเค้าส่งไฟล์ขนาดเป็นร้อยเม็กได้จริงป่ะ
อีกอย่างกับ PowerPoint ก็เหมือนกัน
เป็นปัญหาที่ผมเจอบ่อย
เซ็งที่สุด